Diretrizes do Laboratório de Periódicos
Diretrizes construídas com base na versão anterior, de 11 de Julho de 2013, revisadas em 18 de Março de 2014, e atualizadas em fevereiro de 2016, que fazem parte da Resolução Nº 18/2016/CUn, de 31 maio de 2016.
A presente versão foi revisada e acrescida em atenção às necessidades observadas no dia-a-dia do Laboratório, em atendimento à demanda dos periódicos hospedados.
Florianópolis, 2016
1 INTRODUÇÃO
Resultado de parceria entre o Departamento de Ciência da Informação (CIN) e a Biblioteca Universitária (BC) desde o ano de 2008, o Laboratório de Periódicos Científicos UFSC contribui para a publicação eletrônica dos periódicos científicos da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).
O Laboratório trabalha em conjunto com o Portal de Periódicos UFSC, fornecendo instrumentos, assessoramento e capacitação para que os periódicos científicos possam preparar-se e qualificar-se para a sua inclusão e permanência no Portal de Periódicos UFSC.
A origem do Portal de Periódicos UFSC e do Laboratório de Periódicos Científicos é o primeiro “Simpósio de Comunicação Científica: desafios da inclusão digital”, realizado no dia nove de maio de 2006, em Florianópolis, no Auditório da Reitoria da Universidade Federal de Santa Catarina, promovido pelo periódico científico Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da Informação, com o apoio do Departamento de Ciência da Informação (CIN), Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PGCIN), Pró-Reitoria de Pesquisa, Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pró-Reitoria de Cultura e Extensão, da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).
O Portal de Periódicos UFSC foi oficialmente criado em 05 de maio de 2008. Desde então, foram iniciadas as ações que buscavam a institucionalização do Portal, destacando a necessidade de garantia, por parte da UFSC, dos recursos necessários para a continuidade e expansão de estrutura física, tecnológica e de recursos humanos para a segurança operacional do portal.
Com a expansão das demandas, o Portal de Periódicos se transfere para a Biblioteca em maio de 2009 e é criada a Incubadora de Periódicos UFSC, denominada posteriormente Laboratório de Periódicos Científicos, para atender os títulos novos e realizar pesquisas sobre temas correlacionados no Departamento de Ciência da Informação.
2 ATIVIDADES REALIZADAS
A função do Laboratório de Periódicos Científicos UFSC é atuar junto aos editores para prover condições adequadas para que o periódico atenda os requisitos de qualidade de sua área de atuação a fim de atingir os índices recomendados pelo estrato B2 do Qualis/CAPES ou do SciELO.
Os serviços prestados aos editores pelo Laboratório de Periódicos Científicos UFSC estão centrados na parte técnico-científica, cabendo ao editor a responsabilidade exclusiva sobre as questões de conteúdo, diagramação e periodicidade.
Os serviços são organizados em três partes principais: planejamento e instalação do periódico; suporte e capacitação aos editores e bolsistas; revisão sistemática das edições, com ênfase na padronização e metadados visando à qualificação de cada periódico, destacam-se as seguintes atividades básicas:
a) instrução a editores e bolsistas quanto ao fluxo editorial em periódicos científicos;
b) assessoramento sobre critérios de avaliação de periódicos científicos e estratégias de atendimento às especificidades de cada área do conhecimento;
c) capacitação aos editores e bolsistas sobre o uso da plataforma SEER/OJS para editoração;
d) acompanhamento do atendimento às normas e formatação dos artigos – a cada edição a equipe do laboratório revisa todos os artigos e o sumário dos fascículos para monitorar a conformidade às normas vigentes e metadados, garantindo a qualidade de cada edição.
Uma vez que o periódico esteja incubado pelo Laboratório, são realizadas avaliações e conferências constantes. Em cada nova edição, antes da publicação, é feita uma revisão detalhada, com especial atenção às exigências normativas e é gerado um relatório, enviado ao editor, para que sejam realizadas as correções. Anualmente é apresentado um relatório com os indicadores de resultados de cada periódico e sugestões para seu aprimoramento.
3 ESTRUTURA DO LABORATÓRIO DE PERIÓDICOS
O Laboratório de Periódicos Científicos encontra-se dentro da estrutura do Portal de Periódicos UFSC, que por sua vez é organizado em quatro elementos interdependentes:
1) O Portal de Periódicos UFSC é administrado pela Biblioteca Universitária (Sistema de Bibliotecas – SIBI) da UFSC, que tem proporcionado sustentabilidade e articulado a segurança dos periódicos científicos da UFSC, aprovados de acordo com as diretrizes do Portal, além disso, incentiva e protagoniza a qualificação continuada, por meio de assessoria técnica e cursos de capacitação oferecidos aos editores;
2) O Laboratório de Periódicos Científicos UFSC, organizado pelo Departamento de Ciência da Informação (CIN), com a parceria do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PGCIN), possui como um de seus serviços a plataforma Incubadora de Periódicos, que abriga os títulos em implantação e/ou recuperação. Além disso, auxilia os editores na adequação aos critérios de qualidade de cada área do conhecimento, visando à inserção no Portal de Periódicos UFSC;
3) Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC), na gestão das tecnologias de informação e comunicação, com ênfase nas questões de segurança e de preservação dos arquivos digitais e nas atualizações e migrações da plataforma de editoração (atualmente o sistema SEER/OJS); e
4) Conselho Consultivo e Deliberativo (CCD), gestor do Portal de Periódico UFSC, com representação de diversas instâncias da UFSC, designado por Portaria emitida pela Reitoria da UFSC, que delibera sobre os regimentos, entrada e permanência de títulos no Portal e no Laboratório e sobre as ações dos envolvidos.
4 CRITÉRIOS DE ADESÃO À INCUBADORA DE PERIÓDICOS
A Incubadora de Periódicos é um serviço que oferece hospedagem por meio do endereço incubadora.periodicos.ufsc.br, atualmente utilizando a plataforma SEER/OJS. Para que um periódico seja incorporado à Incubadora e passe a receber suporte do Laboratório de Periódicos, os seguintes critérios devem ser atendidos:
a) O periódico deve estar vinculado a um programa de graduação, pós-graduação, núcleo de pesquisas ou laboratórios reconhecidos oficialmente pela UFSC;
b) Os editores ou responsáveis deverão encaminhar um projeto detalhado do periódico ao Conselho Consultivo e Deliberativo via Portal de Periódicos, para análise e parecer. O projeto deverá conter:
– a descrição da área do conhecimento a qual pretende se vincular;
– as estratégias para a adequação aos critérios Qualis/CAPES B2 ou Scielo da área em questão;
– informações a serem incluídas nos campos disponíveis no template do periódico, conforme a plataforma SEER, na seção “Sobre”;
– carta de coordenador de Programa de Pós-Graduação na área do conhecimento em questão, declarando a necessidade de novo título para a comunidade científica;
– carta da chefia do departamento ao qual pertence o professor editor registrando a aprovação pelo colegiado da criação do novo título e a garantia de horas ao Editor, de bolsistas e condições para o bom funcionamento do periódico;
– carta do editor do periódico se comprometendo a seguir as recomendações de qualidade, evitar endogenia e garantir a avaliação duplo cega para os trabalhos submetidos.
c) O Conselho Consultivo e Deliberativo definirá a inclusão no Portal, na Incubadora ou a não inclusão do periódico, sendo os editores comunicados formalmente com a justificativa da decisão.
5 ORIENTAÇÕES GERAIS AOS EDITORES
Os editores têm autonomia para deliberar sobre o foco, escopo e políticas do periódico. Entretanto, com base nos estudos da área de Comunicação Científica, algumas recomendações são propostas e responsabilidades são exigidas para que um periódico receba suporte do Laboratório até sua migração para o Portal.
5.1 É recomendado para melhora e manutenção da qualidade do periódico:
a) manter o periódico, seus dados e fascículos atualizados em todos os indexadores nos quais estiver inserido;
b) normalização do periódico segundo norma ABNT ou equivalentes internacionais: APA, ISO, MLA, MONTREAL, VANCOUVER, DIN;
c) construir um corpo editorial multi-institucional, evitando endogenia, atendendo as recomendações da área a que pertence o periódico;
d) evitar atrasos nas publicações, respeitando sempre a periodicidade e regularidade (incluindo mês de publicação);
e) título, resumo e palavras-chave no idioma do texto e em inglês;
f) foco e escopo deve deixar claro a cobertura temática, objetivo, e público-alvo do periódico;
g) acompanhamento do documento de área em que está inserido o periódico e também dos critérios das bases indexadoras;
h) disponibilizar, acompanhar e conferir as “normas para os autores”, atendendo as normas e padrões adotados pelo periódico;
i) atender e conferir as regulamentações sobre a publicação digital, de acordo com a plataforma SEER/OJS adotada como, por exemplo, a inclusão de data de recebimento e aprovação em cada artigo publicado, entre outras.
j) escolher para o periódico uma das licenças Creative Commons ofertadas pelo sistema, assim como o link ao seu tipo de licença escolhida em português (https://creativecommons.org/choose/?lang=pt_BR). Em caso de dúvida, recomenda-se a licença mais aberta de todas: CC Atribuição 4.0 (em inglês CC Attribution ou CC By) em linha com os objetivos de Acesso Aberto da BOAI (http://www.budapestopenaccessinitiative.org/boai-10-translations/portuguese-brazilian-translation).
5.2 São responsabilidades intransferíveis do editor do periódico, como condição para permanência no Laboratório de Periódicos Científicos:
a) comparecer às reuniões anuais para apresentação dos indicadores de qualidade do periódico e feedback da equipe do Laboratório;
b) manter o caráter científico do periódico, publicando predominantemente artigos originais oriundos de pesquisas científicas;
c) em atenção à periodicidade, jamais ficar um ano inteiro sem publicar;
d) enviar cada edição para pré-avaliação da equipe do Laboratório pelo menos 15 dias antes de sua publicação;
e) cumprir com os critérios exigidos por sua área temática, para que o periódico esteja em constante evolução no estrato Qualis/Capes ou Scielo;
f) manter o periódico atualizado e de acordo com os critérios estabelecidos pelas bases às quais já estiver indexado, de forma que não seja suspenso.
Alerta-se que o não cumprimento das alíneas acima poderá levar à exclusão do periódico, pois prejudica a visibilidade do próprio periódico e do Laboratório.
Destaca-se que, anualmente e a cada quadriênio o periódico recebe avaliações do Qualis/CAPES. Caso não atenda às recomendações e com a constatação de que o periódico não esteja evoluindo ou, no mínimo, mantendo os índices de qualidade, sua situação será apresentada ao Conselho Consultivo e Deliberativo do Portal e o título estará sujeito à perda de sua incubação e à sua desvinculação do Laboratório de Periódicos.
6 MIGRAÇÃO PARA O PORTAL DE PERIÓDICOS
Um periódico estará apto a migrar da Incubadora para o Portal quando atingir os níveis de qualidade exigidos nas diretrizes do Portal de Periódicos UFSC, que são estrato B2 do Qualis/CAPES, na área de foco e escopo do periódico e/ou quando atingir os critérios de adesão à base SciELO.
A migração se dará após prévia avaliação da situação do periódico e deliberação pelo Conselho Consultivo e Deliberativo do Portal de Periódicos UFSC. Após a decisão, os editores serão comunicados formalmente com as devidas justificativas.
As avaliações dos periódicos serão realizadas conjuntamente por Laboratório e Portal a cada quadriênio, no mesmo período da avaliação Qualis/CAPES. Este período está sujeito a alterações caso ocorra atraso ou modificação de período de avaliação por parte da CAPES.
Os assuntos não contemplados nessas diretrizes serão discutidos no Conselho Consultivo e Deliberativo do Portal de Periódicos.
